Privacy Policy

Opgemaakt: 01/10/2017

EECOFISK PLUS BV neemt uw privacy en uw rechten bij de gegevensverwerking ernstig op. Als accountantskantoor staan wij in voor de verwerking van heel wat gegevens.

EECOFISK PLUS BV volgt ter zake de bepalingen zoals voorzien in de Wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens. Vanaf haar inwerkingtreding zullen de bepalingen van de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EU, hierna genoemd ‘GDPR’, gevolgd worden. Verder zal EECOFISK PLUS BV er zorg voor dragen dat zij zich in de mate van het mogelijke in overeenstemming stelt met de bepalingen van de uitvoeringsbesluiten die genomen worden naar aanleiding van de voormelde wetgeving.

De persoonsgegevens die wij verwerken kunnen betrekking op u hebben in uw hoedanigheid van klant van het kantoor, maar ook op u als zakelijke relatie van onze klanten (zoals het geval dat u leverancier of klant bent van onze klant). In elk geval dienen wij u als betrokkene van wie persoonsgegevens door ons verwerkt worden op het volgende te wijzen. In deze privacyverklaring wordt uiteengezet hoe we alle gegevens zullen verzamelen, behandelen, opslagen en beschermen wanneer wij diensten voor u verrichten als klant of wanneer wij voor u andere activiteiten verrichten die op de een of andere manier deel uit maken van onze activiteit.

Tevens wordt hierin uiteengezet hoe u uw rechten met betrekking tot deze gegevensverwerking kunt uitvoeren.

1. Op wie is deze privacyverklaring van toepassing?

Deze privacyverklaring is van toepassing op:

1. Alle vestigingen van EECOFISK PLUS BV, met maatschappelijke zetel te 9472 Iddergem, Parochiestraat 125 bus 1 – BE  IAB 225104 – 3ABN – 16 - BE 0649.747.471;
2. Op dochteronderneming ABOFISK BV, met maatschappelijke zetel te 9472 Iddergem, Parochiestraat 125 bus 1 – BE 0830 478 267.

 2. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking?

EECOFISK PLUS BV, met maatschappelijke zetel te 9472 Iddergem, Parochiestraat 125 bus 1 – BE  IAB 225104 – 3ABN – 16 - BE 0649.747.471 is verantwoordelijke voor de verwerking van uw gegevens.

3. De rechtsgronden voor het verzamelen en verwerken van uw gegevens

Vooreerst garanderen wij u dat uw gegevens niet voor andere doeleinden zullen gebruikt worden dan degene waarvoor wij uw toestemming hebben verkregen, of waarvoor er een verplichting werd opgelegd door de wet, door ons regelgevend instituut IAB of wanneer deze noodzakelijk zijn voor de optimale uitvoering van onze dienstverleningsovereenkomst.

De juridische gronden waarop wij ons baseren om uw gegevens te verwerken zijn de volgende:

• In toepassing van de Wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten (hier: wet van 18 september 2017)
• De wettelijke en reglementaire verplichtingen waaraan wij zijn onderworpen, zoals het bijhouden van gegevens voor regelgevende of fiscale doeleinden of het verstrekken van informatie aan een overheidsinstantie of rechtshandhavingsinstantie;
• De informatie die vereist is om onze diensten aan u te kunnen leveren;
• Onze legitieme belangen bij de effectieve levering van onze diensten aan u;
• Om onze legitieme belangen te kunnen behartigen in de effectieve en wettige bedrijfsvoering van onze onderneming, dit echter in afweging met uw persoonlijke belangen.

Voor zover wij gevoelige persoonsgegevens van u zouden verwerken in het kader van de hierboven uiteengezette doeleinden, zullen wij dit doen omdat:

• U ons uitdrukkelijke toestemming hebt gegeven om deze gegevens te verwerken;
• Wij wettelijk verplicht zijn om deze gegevens te verwerken in het kader van UBO en anti-witwasverplichtingen of iedere andere wettelijke verplichting die aan ons wordt opgelegd;
• De verwerking noodzakelijk is om onze verplichtingen op het gebied van werkgelegenheid, sociale zekerheid of sociale wetgeving na te komen;
• De verwerking noodzakelijk is voor het instellen, uitoefenen of verdedigen van claims of bezwaarschriften;
• U deze gegevens openbaar hebt gemaakt.

4. Wat is het doel van de gegevensverwerking?

In het kader van de uitoefening van onze dienstverlening voor het verstrekken van boekhoudkundige en fiscale diensten en voor het uitvoeren van een due diligence onderzoek dat verband houdt met onze dienstverlening, of bij de bespreking welke mogelijke diensten we voor u kunnen leveren of de diensten die u aan ons verschaft, zullen wij gegevens moeten verzamelen zodat de dienstverleningsovereenkomst zal kunnen worden uitgevoerd.

We kunnen uw gegevens eveneens gebruiken voor doeleinden of in verband met:

• Toepasselijke wettelijke of regelgevende vereisten;
• Op verzoek van bevoegde overheden;
• Administratieve doeleinden;
• Financiële administratie, facturering en risicoanalysedoeleinden;
• Klantenrelaties;
• Diensten die geleverd worden door onze externe adviseurs, waaronder onder ander advocaten, notarissen, …

5. Welke gegevens worden verzameld met het oog op verwerking?

Deze gegevens kunnen in ons bezit komen doordat u ons deze zelf verstrekt, doordat andere partijen ons deze informatie verstrekken of doordat het publiek toegankelijke informatie betreft.

Onder de persoonlijke gegevens die we verzamelen of verkrijgen in het kader van onze dienstverlening, kunnen onder andere vervat zitten: uw naam, leeftijd, geboortedatum, geslacht, e-mailadres, telefoonnummer, thuisadres, land van verblijf, sociale omstandigheden, familieomstandigheden waaronder bijvoorbeeld burgerlijke staat en kinderen ten laste, werk- en opleidingsdetails waaronder bijvoorbeeld de organisatie waarvoor u werkt en uw functie, financiële en belasting gerelateerde informatie waaronder bijvoorbeeld de omvang van uw inkomsten en in welk land u belastingplichtig bent en andere soortgelijke informatie.

De persoonlijke gegevens die we verzamelen, kunnen ook zogenaamde ‘gevoelige’ of ‘speciale categorieën’ van persoonlijke gegevens bevatten, zoals details over uw: gezondheid (bijvoorbeeld wanneer deze gegevens een invloed zouden hebben op uw sociaal statuut als zelfstandige of als werknemer) en seksuele geaardheid (bijvoorbeeld als u ons gegevens verstrekt over uw echtgenoot of partner).

De soorten persoonlijke gegevens en speciale categorieën van persoonlijke gegevens die we verzamelen, kunnen verschillen afhankelijk van de aard van de diensten die we aan u leveren. In uitzonderlijke omstandigheden kunnen we ook andere speciale categorieën persoonlijke gegevens over u verzamelen omdat u ons die gegevens vrijwillig verstrekt of als we die gegevens moeten verzamelen als gevolg van wettelijke verplichtingen die aan ons zijn opgelegd.

In toepassing van het artikel 26 van de wet van 18 september 2017 dienen wij met betrekking tot onze cliënten en hun lasthebbers de volgende persoonsgegevens in te winnen: de naam, de voornaam, de geboortedatum en- plaats en, in de mate van het mogelijke, het adres.

In toepassing van artikel 26 van de wet van 18 september 2017 dienen wij betreffende de uiteindelijke begunstigden van de cliënten volgende persoonsgegevens in te winnen: de naam, de voornaam en in de mate van het mogelijke, de geboortedatum en –plaats en adres.

De verwerking van deze persoonsgegevens is een wettelijke verplichting. Zonder deze gegevens kunnen wij niet overgaan tot het aangaan van een zakelijke relatie (art. 33 Wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten).

6. De bescherming van uw gegevens

Wij gebruiken een breed gamma aan fysieke, elektronische en beheersmaatregelen om ervoor te zorgen dat uw gegevens veilig, nauwkeurig en up-to-date worden gehouden. Hiervoor werden onder meer, doch zeker niet beperkt tot, volgende maatregelen getroffen:

• Opleiding en training van ons personeel en medewerkers om ervoor te zorgen dat zij op de hoogte zijn van de verplichtingen die ons werden opgelegd in het kader van de privacywetgeving wanneer zij uw gegevens behandelen;
• Administratieve en technische controles waardoor de toegang tot uw gegevens door derden wordt beperkt;
• Technologische veiligheidsmaatregelen, waaronder fire walls, encryptie en anti-virus software. Deze procedures zijn tevens van toepassing op alle verwerkers waar EECOFISK PLUS BV een beroep op doet. Hoewel wij de nodige maatregelen nemen om uw gegevens te beschermen, is de overdracht van gegevens via internet, hieronder eveneens het overmaken van gegevens via e-mail, nooit compleet veilig. Wij streven dan ook naar de best mogelijke manier om uw gegevens te beschermen, doch kunnen de veiligheid van de gegevens die aan ons of door ons worden overgedragen niet absoluut garanderen.

7. Met wie worden uw gegevens gedeeld?

In de regel delen wij uw persoonlijke informatie met niemand behoudens overheidsinstanties in het kader van de uitvoering van de overeenkomst of met andere leden in het EECOFISK PLUS netwerk.

Enkel in de volgende gevallen zullen wij uw gegevens aan derde partijen bezorgen:

• Aan derde partijen die diensten aan ons verlenen;
• Op verzoek van overheidsinstanties;
• Uw werkgever of hun adviseurs;
• Uw sociaal verzekeringsfonds of secretariaat;
• Uw adviseurs;
• Andere derden die toegang nodig hebben tot deze gegevens voor een van de doeleinden zoals uiteengezet in onderdeel 3 van deze privacyverklaring ‘De rechtsgronden voor het verzamelen van uw gegevens’.

Uw gegevens zullen niet gebruikt worden voor marketing of reclamecampagnes.

Weet dat in een aantal gevallen wij verplicht zijn om gegevens over u door te geven. Dit is het geval wanneer de wet, een regelgeving of juridische procedures ons hiertoe verplicht of wanneer overheidsinstanties ons hierom verzoeken in het kader van acties ter handhaving van de wet, statistieken of onderzoeken. Ook is het mogelijk dat wij menen dat het, om fysieke schade of financieel verlies te voorkomen of in verband met een onderzoek naar vermeende of daadwerkelijke fraude of illegale activiteiten, noodzakelijk of wenselijk is om gegevens over u door te geven.

8. Hoe lang worden uw gegevens bewaard?

In onze relatie met derde partijen aan wie wij persoonsgegevens zouden overmaken, doen wij redelijke inspanningen om clausules op te nemen in het contract met deze derde partij, dat vereist dat zij zich houden aan de privacywetgeving en -regelgeving die relevant zijn voor die informatie.

Wij zullen uw gegevens bewaren in onze systemen voor de volgende periodes:

• Zo lang als nodig voor de uitvoering van de dienstverlening;
• Zo lang de bewaringsplicht duurt die wordt opgelegd door de wet;
• Tot het einde van de periode tot wanneer er onderzoeken of rechtszaken zouden kunnen plaatsvinden met betrekking tot de door ons geleverde dienstverlening; Hierbij kunnen we het volgende onderscheid maken:

1. a)  De persoonsgegevens die wij moeten bewaren krachtens de Wet van 18 september 2017.
   Dit betreft de identificatiegegevens en het afschrift van de bewijsstukken omtrent onze diensten, de interne en externe lasthebbers alsmede de uiteindelijke begunstigden van onze cliënten.
   Deze persoonsgegevens worden, in overeenstemming met artikel 60 van de Wet van 18 september 2017 bewaard tot uiterlijk 10 jaar na het einde van de zakelijke relatie met de cliënt of te rekenen vanaf de datum van een occasionele verrichting.
2. b)  Andere persoonsgegevens
   De persoonsgegevens van de andere dan hierboven vermelde personen worden slechts bewaard gedurende de termijnen zoals voorzien in de toepasselijke wetgeving zoals de boekhoudwetgeving, de fiscale wetgeving, de sociale wetgeving.

Na het verstrijken van de voormelde termijnen worden de persoonsgegevens gewist, tenzij een andere geldende wetgeving een langere termijn voorziet.

9. Wat zijn uw rechten?

Als EECOFISK PLUS BV de gegevens van u als natuurlijk persoon zou verwerken, u beschikt over de volgende rechten:

• Recht op inzage in uw persoonsgegevens;
• Recht op rechtzetting van uw onjuiste of onvolledige persoonsgegevens;
• Recht op wissen van uw persoonsgegevens;
• Recht op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens;
• Recht op overdraagbaarheid van uw gegevens;
• Recht op bezwaar tegen geautomatiseerde individuele besluitvorming.

Voor de gegevens wie wij op wettelijke basis verplicht dienen te bewaren, dus waarvoor voormelde rechten beperkt zijn, verwijzen wij ter zake naar het artikel 65 van de wet van 18 september 2017. Dit artikel 65 voorziet het volgende:

De persoon op wie krachtens deze wet de verwerking van de persoonsgegevens van toepassing is, geniet niet van het recht op toegang en de rechtzetting van zijn gegevens, noch van het recht om vergeten te worden, op gegevensoverdraagbaarheid of om bezwaar aan te voeren, noch van het recht om niet geprofileerd te worden, noch van kennisgeving van de veiligheidsgebreken.

Het recht op toegang van de betrokken persoon tot de persoonsgegevens die hem aangaan, wordt onrechtstreeks uitgeoefend, krachtens het artikel 13 van de voornoemde wet van 8 december 1992, bij de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer zoals ingesteld door artikel 23 van dezelfde wet.

De Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer deelt uitsluitend aan de verzoeker mede dat de nodige verificaties werden verricht en over het resultaat daarvan wat de rechtmatigheid van de verwerking in kwestie betreft.

Deze gegevens kunnen worden meegedeeld aan de verzoeker wanneer de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer, in samenspraak met de CFI en na advies van de verantwoordelijke voor de verwerking, enerzijds vaststelt dat de mededeling ervan niet vatbaar is voor de bekendmaking van het bestaan van een melding van een vermoeden bedoeld in de artikelen 47 en 54, van de gevolgen die hieraan werden gegeven of van de uitoefening door de CFI van haar recht om bijkomende inlichtingen te vragen op grond van artikel 81, noch vatbaar is om de doelstelling van de strijd tegen WG/FT in het gedrang te brengen, en anderzijds vaststelt dat de betreffende gegevens betrekking hebben op de verzoeker en door onderworpen entiteiten, de CFI of de toezichtautoriteiten worden bijgehouden voor toepassing van deze wet.”

Wij zullen uw verzoek binnen een tijdspanne van een maand behandelen.

10. Overdracht van gegevens naar het buitenland

Het kan gebeuren dat we uw gegevens overdragen naar servers buiten het land waar u woont. Door de informatie die op u betrekking heeft aan ons te verstrekken, gaat u ermee akkoord dat de gegevens kunnen overgedragen worden naar het buitenland, wat ook kadert in de uitvoering van de overeenkomst die wij met u hebben. Wij doen dit steeds in overeenstemming met de voorwaarden van deze privacyverklaring en de toepasselijke wet- en regelgeving inzake gegevensbescherming.

11. Kinderen

Wij hechten groot belang aan de bescherming van de gegevens van kinderen. Om deze reden zullen enkel de noodzakelijke gegevens bijgehouden worden voor een correcte uitvoering van onze dienstverlening.

12. Bijwerking van deze privacyverklaring

Deze privacyverklaring wordt regelmatig bijgewerkt om het gegevensgebruik door EECOFISK PLUS BV correct te weerspiegelen. Hiervan wordt u niet voorafgaandelijk in kennis gesteld. Wel zal u dit kunnen vaststellen daar wij telkenmale de datum van laatste aanpassing zullen vermelden in het bestand. Om deze reden raden wij u aan om op regelmatige basis deze privacyverklaring te willen bekijken.

13. Klacht

U beschikt over het recht om een klacht in te dienen bij de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer (Drukpersstraat 35, 1000 Brussel – commission@privacycommission.be, tel: + 32 (0)2 274 48 00).

14. Contacteer ons

Mocht u vragen hebben, zich zorgen maken over uw privacy of indien u een verzoek tot inzage, aanpassing of verwijdering van uw gegevens wenst in te dienen, kan u ons steeds contacteren door een e-mail te sturen naar info@eecofiskplus.be of contact met ons opnemen op het nummer 053/850029

Wij helpen u graag verder.